Ett styrelseprotokoll är en skriftlig dokumentation av de beslut som fattas under ett styrelsemöte och spelar en central roll i föreningens arbete. Det fungerar som en formell bekräftelse på vilka beslut som har fattats och säkerställer att styrelsen agerar enligt stadgar och lagar.
Protokollen underlättar dessutom uppföljning av beslut och säkerställer att åtgärder genomförs som planerat. I händelse av konflikter eller oklarheter fungerar protokollet som ett juridiskt dokument som kan användas för att bevisa vad som beslutats och på vilka grunder. Sammanfattningsvis bidrar styrelseprotokollet till struktur, rättssäkerhet och tydlig kommunikation i föreningen.
Vilka punkter ska alltid finnas med i ett styrelseprotokoll och vad ska finnas med i ett protokoll?
Det finns ingen officiell standardmall för styrelseprotokoll som är bindande för alla organisationer. Däremot tillhandahåller vi exempelvis en mall för styrelseprotokoll som kan laddas ner och användas som grund för mötesdokumentation. Det är samtidigt viktigt att anpassa dessa mallar efter den egna organisationens stadgar och specifika krav för att säkerställa att alla nödvändiga punkter täcks.
Punkter som kan förekomma i ett protokoll kan exempelvis vara:
Styrelseprotokollet är i regel endast tillgängligt för styrelsemedlemmar och, i vissa fall, revisorer. Medlemmar i föreningen har normalt inte rätt att ta del av protokoll i sin helhet. Detta beror på att protokollen ofta innehåller känslig information, såsom personuppgifter eller diskussioner om juridiska eller ekonomiska frågor.
Styrelsen har dock en skyldighet att informera medlemmarna om fattade beslut som påverkar föreningen, exempelvis genom mötesanteckningar, sammanfattningar eller andra kommunikationskanaler. Om det finns misstanke om att styrelsen agerar felaktigt, kan medlemmar begära insyn via föreningens revisor eller genom att ta upp frågan på en stämma.
För vissa specifika föreningar kan andra regler gälla, och det är därför viktigt att kontrollera stadgarna och aktuella lagar för respektive organisation.
Protokoll ska föras i nummerföljd, förvaras på ett betryggande sätt och för evig tid.
Styrelseprotokoll kan vara avgörande vid framtida revisioner eller historiska frågor om föreningen.
Digitala vs. fysiska protokoll – vad är bäst för bostadsrättsföreningen?